VECTOR TELECOM va propune un nou sistem de organizare, de centralizare si de regasire a documentelor firmei dumneavoastra, in conditii de securitate si de acces controlat: solutiile de arhivare electronica si de management al documentelor.
Arhivarea electronica reprezinta conversia documentelor din format de hartie in format digital. Este solutia ideala pentru a va prelungi durata de viata a documentelor originale, pentru a proteja aceste documente contra degradarii fizice, dumneavoastra putand consulta copia electronica a documentului.
Serviciul VECTOR TELECOM ofera posibilitatea transformarii arhivei fizice, avand dimensiuni relativ mari, intr-o arhiva pastrata pe suport electronic, accesibila oricand utilizatorilor cu drepturi, in doar cateva secunde.
Sistemul informatic de arhivare electronica trebuie sa raspunda cerintelor definite de catre oricare dintre compartimentele firmei dumneavoastra si sa asigure informarea corecta, completa si in timp util a factorilor de decizie.
Serviciul Vector Telecom de arhivare electronica este o solutie la cheie - hardware-software - care va permite sa administrati in aceeasi interfata atat documentele electronice cat si cele fizice.
Astfel, arhiva electronica a companiei va permite obtinerea informatiilor reale, concrete, completate cu imaginile documentelor gazda din arhiva fizica, oferindu-va numeroase avantaje:
Integrarea intr-o singura interfata, usor de utilizat, a tuturor documentelor companiei dumneavoastra
Stabilirea traseului pe care trebuie sa il parcurga fiecare tip de document in interiorul companiei
Reorganizarea logica a arhivei fizice, intrucat se realizeaza automat o legatura intre arhiva fizica si cea electronica (se pastreaza aceeasi structura de organizare in cazul ambelor tipuri de arhivare, mentionandu-se, in momentul arhivarii si locatia documentului in cauza)
Conversie rapida in format digital a documentelor stocate pe hartie (scaner-ul este echipat cu un alimentator automat cu documente)
Compresia foarte buna a imaginilor obtinute prin scanare va salveaza resursele de stocare
Administrati in mod eficient milioane de documente
Modul de vizualizare a arhivei electronice simuleaza situatia unei arhive fizice (fisete, bibliorafturi, dosare, acte)
Posibilitatea de a lucra in retea
Setarea drepturilor de acces la documente sau a drepturilor de lucru cu documentele (limitarea accesului se face fie la nivel de utilizator, fie la nivel de grupuri de utilizatori)
Importarea faxurilor si a altor documente din retea
Arhivarea automata a eFax-urilor si a e-mail-urilor
Posibilitatea de indexare prin cuvinte cheie sau prin fulltext a fiecarui document; astfel, regasirea unui document va fi extrem de facila
Managementul versiunilor documentelor create
Posibilitatea de integrare cu SAP, Lotus Notes
Posibilitatea de adnotare pe documente, fara modificarea documentului original
Etapele procesului de arhivare electronica:
Procesul de analiza se desfasoara in urmatorii pasi:
stabilirea sistemului de organizare si de codificare a documentelor existente in arhiva fizica
estimarea volumului de arhivat, prin inventarierea detaliata a documentelor din intregul fond arhivistic
stabilirea unui flux informational la nivelul companiei, cu respectarea cerintelor legale si normative
Procesul de scanare se desfasoara, de obicei, la sediul dumneavoastra, utilizandu-se echipamente profesionale de scanare, care permit lucrul rapid cu un volum mare de documente
Identificarea si indexarea documentelor se face dupa anumite campuri stabilite anterior: numar, data, beneficiar, suma, locatie fizica
Baza de date creata este usor de accesat, imaginile documentelor fiind salvate intr-o arhiva de documente, iar datele intr-o baza de date
Exportul arhivei pe server-ul clientului
Managementul documentelor
ELO Digital Office GmbH, al carui partener este si VECTOR TELECOM, dezvolta si distribuie solutii software de management al documentelor, arhivare electronica si workflow de o inalta performanta.
Gama de produse furnizeaza o platforma ideala pentru managementul eficient al informatiei. Datorita flexibilitatii produselor ELO, acestea sunt utilizate de catre companii din cele mai diverse sectoare de activitate, toate subliniind nivelul calitatii si inovatia descoperite in produsele ELO.
Software-ul vine cu integrari standard pentru cele mai comune aplicatii, cum sunt MSOffice, clientul de e-mail, integrarea cu sistemele ERP etc.
ELOoffice este ideal pentru companii mici sau pentru statii de lucru individuale.
ELOprofessional este o solutie modulara bazata pe o arhitectura client server ce intruneste rezolvarea tuturor cerintelor unei companii de nivel mediu.
Produsul final este ELOenterprise, ce ofera o performanta ridicata, fiind o solutie independenta de platforma, potrivita in mod particular pentru data centre si aplicatii portal.
Toate produsele sunt compatibile intre ele si permit transferul de informatie sau upgrade-ul in orice moment.
Avantajele serviciului de management al documentelor:
Faciliteaza luarea deciziilor intr-o companie, prin punerea la dispozitia persoanelor cu drepturi de acces a informatiilor solicitate
Modificarea, stergerea, actualizarea, versionarea documentelor, dincolo de stocare si de acces
Crearea de legaturi intre documente, realizarea operatiunilor de stocare, de arhivare, si de back-up la un nivel de performanta
Imbunatateste actiunile angajatilor, prin furnizarea unor instrumente de acces controlat simultan, in comun, la date si la informatii, prin intermediul retelelor locale
Imbunatateste productivitatea si reduce substantial costurile prin eliminarea si minimizarea timpilor necesari regasirii documentelor sau refacerii acestora
Beneficiile ELOprofessional
Performanta tehnica, prin oferirea unei solutii de eliminare a problemelor de organizare a arhivei de date si de documente, prin reducerea timpului de accesare a documentelor si prin introducerea unor metode mai simple de cautare a informatiilor din documente
Securitate - prin securitate tehnica in domeniul IT precum si securitate in domeniul legal (comercial si investitional)
Workflow, prin punerea la dispozitie a unei tehnologii ce ofera transparenta asupra proceselor de afaceri, face posibila vizualizarea fluxului ce se desfasoara intre angajati, intre departamente si descopera procesele de creare, revedere si redistribuire a documentelor
Confidentialitatea datelor si securizarea confidentialitatii prin implementarea unor functii de securitate ce permit incriptarea unor colectii de documente; cu alte cuvinte: se realizeaza restrictionarea accesului unor persoane neautorizate la documente oficiale
Mobilitatea - este o caracteristica a ELOprofessional pentru managementul informatiilor in mod descentralizat, precum si pentru domeniul vanzarilor in teren. Prezenta unui modul de replicare integrat asigura sincronizarea securizata a informatiilor si a documentelor arhivate intre user-ii mobili si arhiva de date centrala, indiferent de locatie
Disponibilitate crescuta de accesare de pe Internet, prin INTERNET Gateway, prin utilizarea unui browser standard (Internet Explorer, Netscape for Windows, Unix/Linux, Mac)
Organizarea sistemului DMS in module permite integrarea si adaptarea la un sistem IT deja existent, integrarea cu solutiile de e-mail si asigurarea schimbului de informatii intr-un sistem complex de baze de date
ELOprofessional este disponibil cu module ce permit optimizarea sistemului de management al documentelor in functie de cerintele beneficiarului:
ELOprofessional Client - software pentru user-ul individual la locul de munca
ELOprofessional Server Base - platforma arhivei si a bazei de date pentru administrarea unei mari cantitati de documente pe RAID si jukebox-uri
ELOprofessional COLD - import automat al datelor din spool-urile de imprimanta ale aplicatiilor de facturare (de exemplu)
ELOprofessional BARCODE - modulul pentru introducerea automata a costurilor inregistrate pe chitante, inventar sau a costurilor de stocare
ELOprofessional FULLTEXT - modul de cautare in intreaga arhiva, dupa continutul unui text
ELOprofessional MOBIL - versiunea mobila pentru notebooks si laptop-uri
ELOscript - automatizarea proceselor si a integrarii aplicatiilor si a datelor din surse externe
ELOprofessional INTERNET Gateway - acces direct la arhiva din orice punct de pep glob, printr-un browser de Internet
ELOprofessional CAPTURE - modul pentru scanare de inalta calitate a unui volum mare de documente
ELOprofessional ArchiveLINK SAP R/3 - unul dintre modulele care asigura legatura eficienta cu sistemele ERP disponibile
ELOprofessional Lotus Notes R5 - integrarea cu sistemul de comunicare Lotus Notes
ELOprofessional SignCubes - modul pentru semnatura digitala, implementarea completa a cerintelor actului de semnatura, ca o semnatura autorizata, integrata in clientul ELO
ELOprofessional Doc-Ixtractor - modul pentru clasificarea logica
ELO-QM - managementul calitatii si al documentelor, combinatia ideala ELO ce este implementata cu succes in companii multinationale de aproape patru ani
Cu siguranta, prin alegerea acestei platforme, clientii si partenerii nostri au achizitionat o puternica solutie de gestiune a documentelor, ce permite, pe langa o buna organizare, si accesarea, publicarea informatiei, existenta instrumentelor de cautare avansata, precum si o interfata prietenoasa.
